Pracoval som v nákupe niekoľko rokov, než som si konečne uvedomil, že žiadosť o ponuku (RFQ) a žiadosť o návrh (RFP) nie sú to isté. Vlastne som si myslel, že sa v rôznych krajinách používajú rôzne pojmy – ako v Amerike truck a lorry v Británii. Od tej doby som prešiel dlhú cestu k jasnému pochopeniu rozdielu medzi týmito dvoma termínmi. V tomto článku sa chcem uistiť, že už si nikdy nebudete pojmy z oblasti RFx pliesť.
Než začneme, skratka RFx sa používa všeobecne, keď príde reč na požiadavky. X môže byť buď I (informácie), Q (ponuka), alebo P (návrh).
- RFQ sa používa, keď nákupca vie presne čo potrebuje, a požaduje iba cenovú ponuku.
- RFP sa napr. používa, keď má nákupca problém, ale nevie, ako ho vyriešiť. Potom žiada dodávateľa, aby prišli s rôznymi návrhmi riešení a prípadne odhadli svoju cenu.
- RFI sa používa pri prieskume dodávateľského trhu a na začatie procesu výberu dodávateľa. Proces výberu dodávateľa je zabalený prevedením kvalifikácia produktu a návštevou dodávateľa.
Než začnete s RFX
Potom, čo ste vykonali prieskum dodávateľského trhu a našli svojich potenciálnych dodávateľov, zostavte svoje detailné požiadavky a sebahodnotiaci dotazník a predstavte ich jednotlivým spoločnostiam.
V mnohých spoločnostiach začína vzťah medzi nákupcom a dodávateľom sebahodnotením dodávateľa. Aby ušetrili drahocenný čas, nákupca vyzýva potenciálnych dodávateľov k registrácii na ich domovských webových stránkach, a k vyplneniu sebehodnotícího dotazníka. Ak však nemáte prostredie pre sebahodnotenie dodávateľa, RFI môže urobiť potrebnú službu.
Riadenie RFI
V porovnaním so zasielaním otvorených (multi) e-mailov, sa proces RFI javí ako ďaleko efektívnejší, najmä s použitím niektorého z SaaS nástrojov. Takýto e-sourcing vám umožní si nastaviť štandardizovaný dotazník, rozoslať RFI niekoľkým spoločnostiam naraz a šetriť tak váš drahocenný čas. Dodávatelia potom môžu touto cestou na jedno miesto poskytovať informácie o sebe a svojich produktoch.
Či už prevádzkujete RFI v rámci SaaS alebo to robíte prostredníctvom starého dobrého e-mailu, cieľom je porovnať potenciálnych dodávateľov s kvalifikačnými požiadavkami. Požiadavky by mali opisovať očakávané úrovne kvalifikácie pre oblasti, ktoré sú pre vás najdôležitejšie. Pretože hľadáte partnera, ktorý bude súčasťou vášho dodávateľského reťazca, mali by vaše požiadavky odrážať to, ako vaša spoločnosť funguje každý deň.
Na základe vašich požiadaviek na kvalifikáciu dodávateľa zostavte dotazník, ktorý možno rozdeliť do preferovaných oblastí. Ku každému bloku pridajte podrobné otázky. Môže byť užitočné formulovať otázky priamočiaro tak, aby na ne bolo možné odpovedať „áno“, „nie“ alebo „čiastočne“. Takto je ľahšie odpovede analyzovať aj s odstupom času. V tejto chvíli môžete tiež požiadať o dôkazy v konkrétnych odpovediach, ako sú certifikáty alebo iná dokumentácia.
Na druhú stranu, RFP môžu a mali by byť používané širším spektrom firemných oddelení. Okrem cetegory manažérov môžu tento proces využiť aj projektoví manažéri a technológovia, pri hľadaní nových alebo inovatívnych riešení.
Je dôležité pochopiť, že nastavenie RFX a výber správnych procesov môže byť silným strategickým nástrojom. Napríklad mnoho praktických rád pre strategický sourcing je spomenuté v publikácii „Purchasing Chessboard®“ od AT Kearney. Porovnanie s šachovnicou je na mieste, pretože nech už ste zodpovední za category alebo projektový nákup, musíte mať stratégiu, aby ste mohli hrať s vašimi dodávateľmi. Nie všetci sourcing manažéri majú osvojiť metódy „Purchasing Chessboard®“, ale väčšina CPO vie, ako silné povzbudzovanie a vytváranie konkurenčného prostredia medzi vašimi dodávateľmi môže byť.
Nákupná platforma, ako tá od ProcurementFlow.com, vám môže pomôcť vybudovať dôveru v dodávateľskom reťazci. Tým, že ukážete, že riadite RFX formálnym a profesionálnym spôsobom a že podnikáte kroky na zmiernenie rizika podvodov a únikov cien.
