V dnešnom korporátnom svete, kde sú vysoké očakávania a krátke časové obdobia, je úloha projektového manažéra dôležitejšia ako kedykoľvek predtým. The Project Management Institute (PMI) predpovedá, že do roku 2027 bude na celom svete takmer 22 miliónov nových pracovných miest v oblasti projektového riadenia, a to kvôli tejto rastúcej potrebe uľahčenia procesov na vysokej úrovni v organizáciách.
Pre projektových manažérov je však prax oveľa zložitejšia ako len dopracovať sa k záveru projektu. Namiesto toho je projektové riadenie – na najzákladnejšej úrovni – o „schopnosti prevziať súbor myšlienok alebo cieľov … a pochopiť rozsah toho, čo bude znamenať splnenie týchto cieľov.“
Jedným z najefektívnejších spôsobov, ako projektoví manažéri pristupujú k svojej práci, je použitie rôznych metodík projektového riadenia. PMI definuje metodológiu ako systém postupov, techník, postupov a pravidiel používaných tými, ktorí pracujú v danej disciplíne. Pokiaľ ide konkrétne o projektové riadenie, metodiky sa považujú za „nástroje a techniky [rovnako ako] princípy, procesy a osvedčené postupy, ktoré sa používajú na efektívne vedenie skupiny súborom úloh.
Existuje množstvo metód, ktoré možno použiť na uľahčenie tohto usmernenia prostredníctvom projektov, pričom každá z nich sa najlepšie vzťahuje na konkrétne odvetvie a rozsah práce.
Populárne metodológie projektového manažmentu
Medzi najobľúbenejšie metodiky projektového riadenia patria:
- Critical Path Method (CMP)
- Critical Chain Project Management
- Lean
- Six Sigma Method
- Extreme Programming (XP)
- Scrum
- PRINCE2
3 Najdôležitejšie typy metodík riadenia projektov
Napriek mnohým metodikám, z ktorých si manažéri projektu môžu pri vedení tímu vyberať, existujú tri hlavné typy praktík, ktoré sa dnes v projektovom manažmente využívajú najčastejšie a najefektívnejšie, alebo čo nazýva „buckets“.
Čítajte ďalej a dozviete sa, ktoré z vyššie uvedených prístupov zahrnieme do tohto zoznamu, čo každý z nich obnáša a ako presne určiť, v ktorých situáciách je najlepšie ich použiť.
1. SCRUM METODIKY
Scrum je metodika projektového riadenia, ktorú the Project Management Institute definuje ako „empirický proces, ktorý umožňuje tímom rýchlo, efektívne a efektívne reagovať na zmeny.“ Zameriava sa na dosahovanie výsledkov prostredníctvom zlepšenia komunikácie, tímovej práce a rýchlosti vývoja. Táto metóda tiež zdôrazňuje prax spoločného rozhodovania ako tímu a poskytovania konzistentnej a hodnotnej spätnej väzby zúčastneným stranám počas celého procesu.
Najčastejšie sa tento prístup používa pri práci v krátkych fázach alebo „šprintoch“ projektu. To znamená, že tím bude pracovať dva alebo tri týždne, aby dosiahol určitý cieľ, potom sa stretne späť a pred začiatkom ďalšej fázy predefinuje rozsah práce. Metodika Scrum sa tiež spolieha na dodanie „zasielateľných“ častí projektu v rôznych intervaloch počas procesu, a nie na čakanie a zdieľanie jedného konečného výsledku alebo produktu na konci dlhšej časovej osi.
Táto metodika sa často uplatňuje na projekty bez presne stanoveného rozsahu z dôvodu svojej adaptability a krátkych fáz. Z tohto dôvodu je to tiež najbežnejšie používaná metodika v priemysle informačných technológií a softvéru.
2. WATERFALL METODIKY
Tam, kde sa Scrum považuje za vysoko adaptívnu metódu riadenia projektu, sa Waterfall považuje za tradičnejší prístup.
V prístupe Waterfall máte stanovený rozsah, plán a zdroje, ktoré presúvate v rámci série vykonateľných úloh. To znamená, že projektový manažér zavedie súbor očakávaní a pomaly a zámerne vedie tím k ukončeniu projektu. Cieľom tohto prístupu je zabezpečiť, aby boli všetky očakávania splnené primerane a včas a organizovane.
Na základe týchto charakteristík sa táto metodika často uplatňuje v stavebnom priemysle, pretože práca v tejto oblasti má zvyčajne stanovené špecifikácie pred začiatkom projektu a definovanú predstavu o tom, ako by mal konečný produkt vyzerať. V týchto scenároch by rozsah práce nepotreboval flexibilitu a dôsledné prehodnocovanie, ktoré prichádza napríklad s metodikou Scrum, pretože tímy by už mali zavedené obmedzenia, načasovanie a zdroje. Namiesto toho majú projektoví manažéri používajúci metódu Waterfall oveľa lineárnejší a kontrolovanejší prístup.
Medzi ďalšie vlastnosti metodiky Waterfall patrí samostatná časová os, prísne definované tímové úlohy, zriedka upravené očakávania a požiadavky a vzťah so zákazníkom, ktorý spočíva iba v začiatočnom rozhovore a dodaní konečného produktu na konci vopred stanoveného zmluvného obdobia.
3. LEAN A SIX SIGMA METODIKY
Metódy Lean aj Six Sigma máme v tretej skupine (bucket) metodík projektového riadenia. Tieto dva prístupy sú zamerané na kontrolu kvality a elimináciu odpadu.
Lean sa podľa PMI výslovne zameriava na znižovanie zbytočností / odpadu vo všetkých obchodných procesoch s výsledným znížením nákladov a doby realizácie, ako aj zvýšením kvality. Podobne je opísaná metóda Six Sigma, ktorá je zameraná predovšetkým na elimináciu chýb a plytvania, ako aj na rozvoj dôkladnejšieho porozumenia očakávaní zákazníkov v priebehu projektu.
Medzi ďalšie kritické aspekty prístupu Six Sigma patrí dôraz na finančnú výkonnosť projektu alebo organizácie a zníženie nákladov spojených s dokončením projektu zameraním na zlepšovanie procesov.
Oba tieto prístupy k riadeniu projektu odvodené z výrobných prostredí alebo prostredí vývoja produktov; metóda Lean vyplynula z Toyoty – konkrétne z Toyota Production System (TPS) – a produkt Six Sigma pôvodne využívala spoločnosť Motorola a od tej doby si ju osvojili aj ďalšie organizácie, okrem iných napríklad General Electric, Toshiba a Boeing.
Dodnes sa tieto metodiky najprirodzenejšie týkajú výroby a vývoja produktov. Keď idete po montážnej linke, chcete sa ubezpečiť, že všetky výrobky sú úplne rovnaké. Tieto princípy sa prenášajú do projektového riadenia.
Ako vybrať metodiku projektového riadenia
Aj keď považume tieto tri typy metodík projektového riadenia za najobľúbenejšie, existujú desiatky prístupov, z ktorých si projektoví manažéri môžu zvoliť, keď sa rozhodnú pre nové zadanie.
Aj keď sa to ašpirujúcim projektovým manažérom môže javiť ako ohromujúce, správna metodika by sa mala zvoliť výlučne na základe projektu a toho, aké sú potreby organizácie.
Pri hodnotení týchto potrieb by mali projektoví manažéri zvážiť štyri kľúčové faktory týkajúce sa práce, ktorú budú robiť.
Kľúčové faktory, ktoré je potrebné vziať do úvahy
- Odvetvie (The industry)
- Konkrétne ciele alebo zámery projektu (The project’s specific goals or objectives)
- Zložitosť projektu (The project’s complexity)
- Prostredie, v ktorom budú pracovať (The environment they will be working in)
Pochopenie toho, ako každá metodika v ich spektre nástrojov v oblasti projektového riadenia súvisí s týmito štyrmi faktormi, pomôže projektovým manažérom určiť, aký proces uľahčí zákazníkom najlepšie výsledky v každom konkrétnom scenári.
